(提綱)

上海大學中文系教授
于成鯤

個例研討結語：

一.　信函分為三大類型，各有不同特點：

　　1.　 用於私務，有隱私性
　　2.　形式約定俗成
　　3.　表達方法自由

B.　專用書信 (事務信件)

　　1.　用於處理行業團體的具體事務
　　2.　形式上有行業或團體規範
　　3.　內容單一，說明性強

C.　公務書信 (公函)

　　1.　用於國家機關處理公務
　　2.　形式法定
　　3.　語言平實、明白、準確

二.　信函有形式上，即體制方面要求。體制指：

• 體：語體、語言形態。
• 制：制度、規定。包括寫作，使用上的規定。
• 格：格局、格式。即書面的有形形態。

A.　給長者的信應注意的問題

　　遵守約定俗成的寫法。注意：

　　1.　上款、下款、寒暄、正文、結束語、祝頌詞的傳統寫法
　　2.　字跡、行款、格式、標點的書寫和語法、修詞、邏輯等問題
　　3.　從稱呼、行文順序、抬寫到折迭、顏色等都要講究禮貌

B.　公務信函寫作應注意的問題

　　1.　公函

公函是法定文體。它的任務是處理公務。它的格式是法定的。因此，應遵守法定使成的規定，不可隨意改動製作人的法定性，處理程序的法定性，公文程式及行文程式的法定性。公函的語言：

1. 簡明扼要，直陳其事。(避免就事論事)
2. 按規定程序行文。(事由、理由、要求、說明)
3. 嚴謹、通俗、平易。(容易讓人理解、接受)
4. 遣詞造句洽當。(準確表達本意)
5. 與人商洽，態度平和，尊重對方。(勿以命令語氣對人)

　　2.　公務信件

行政機關的便函 (書函)、便箋；與公眾團體的公務聯繫信件；公民個人與機關、團體聯繫具體事務的答覆函件。這一類信件在寫法上應注意：

1. 可以超脫公函格式的束縛；按便通的格式
2. 可以超脫公函的處理程式；以私函方式表達
3. 可以超脫公事公辦的語言障礙，把信寫得通俗、明白，但有情有理，有聲有色
4. 可以超脫行文程式；突出重點，把問題寫得清楚，寫得透徹

C.　事物信函寫作應注意的問題

1.　直接標明件名；一文一事

2.　語言通俗、明白、簡潔，不能有官氣，或命令語氣，應協商、平和、明確

3.　直接表述事由、理由、要求，說明事項

2000 年１月於香港大學